Безопасная загрузка и контроль клиентских документов для туристических компаний
NeoDoc помогает туристическим компаниям быстрее собирать документы клиентов для оформления поездок, хранить их в едином защищённом контуре, контролировать сроки действия и снижать ручную нагрузку на менеджеров.
Безопасная загрузка
Контроль сроков
Журнал действий
Разграничение доступа
Клиентские документы часто живут там, где ими невозможно управлять
Документы остаются в личных чатах
Клиент отправляет паспорт или визу менеджеру, а файлы остаются в телефоне, переписке или почте сотрудника.
Сроки действия контролируются вручную
Паспорт, виза, страховка, доверенность или согласие могут устареть до поездки, а менеджер узнаёт об этом слишком поздно.
Руководитель не видит реальной картины
Сложно быстро понять, какие документы получены, что ожидается, кто отвечает и где возникла задержка.
При смене сотрудника теряется контекст
Документы, переписки и история действий остаются у конкретного менеджера, а не в управляемом процессе компании.
NeoDoc превращает сбор документов в понятный рабочий процесс
Менеджер создаёт запрос
Сотрудник выбирает клиента, типы поездки и перечень необходимых документов.
Клиент проходит безопасную загрузку
Клиент получает ссылку и передаёт документы через защищённую форму.
Документы попадают в карточку клиента
Файлы связываются с клиентом, поездкой и ответственным сотрудником.
Система контролирует сроки и действия
NeoDoc фиксирует срок действия документов и хранит журнал: кто, когда и с какими данными работал.
Пример: оформление семейного тура
Менеджер оформляет поездку семьи из четырёх человек. Для работы нужны паспорта, страховки, согласия, документы ребёнка, договор и другие файлы, которые компания запрашивает у клиента. Вместо пересылки файлов в мессенджере сотрудник создаёт в NeoDoc безопасный запрос.
Клиент получает ссылку, загружает документы, а менеджер видит их сразу в карточке клиента. Если у паспорта или визы есть срок действия, система фиксирует дату и помогает заранее увидеть риск. Руководитель может проверить статус и историю действий.
Такой процесс снижает зависимость от личной дисциплины менеджеров и превращает работу с документами в контролируемый стандарт компании.
Что можно собирать и контролировать в NeoDoc
Документы клиента
Паспорт, контактные данные, анкеты, согласия и документы для заключения договора.
Документы поездки
Визы, страховки, билеты, бронирование, ваучеры, подтверждения оплаты.
Документы детей и сопровождающих
Согласия, документы ребёнка и данные законных представителей.
Документы со сроком действия
Паспорт, виза, страховка, доверенность и другие документы с датами.
Внутренние отметки и поля
Ответственный, статус, дата запроса и загрузки, срок действия, комментарии.
Клиентская история
История полученных и обновленных документов по каждому клиенту.
Почему это важно для бизнеса
Для руководителя
- Видит реальную картину по клиентам и документам
- Контролирует сроки и риски
- Снижает зависимость от конкретных сотрудников
- Имеет историю действий по всем данным
- Управляет доступом и ролями
Для клиента
- Понятный и безопасный процесс передачи документов
- Меньше повторных запросов
- Персональные данные обрабатываются аккуратно
- Выше доверие к компании и качеству сервиса
Безопасная загрузка — часть сервиса
Индивидуальная ссылка
Документы передаются по конкретному запросу и связаны с клиентом.
Срок действия запроса
Ссылка может иметь ограниченный срок действия для контроля доступа.
Журнал действий
Система фиксирует действия пользователей с документами.
Разграничение доступа
Документы видят только те сотрудники, кому это необходимо.
Прейскурант
Что входит в подписку
Реестры туристов, клиентов и сотрудников
Единые карточки физических лиц с контактными данными, документами, статусами поездок, сроками действия и историей изменений.
Безопасный запрос документов у туристов
Менеджер создаёт запрос на паспорт, визу, страховку, согласие, справку или иной документ, а турист передаёт данные в контролируемом цифровом процессе.
Защищённый архив документов по поездкам
Документы туристов, договоры, согласия, страховые полисы, визовые документы и подтверждающие материалы хранятся централизованно с разграничением доступа.
Контроль сроков действия документов
Система помогает отслеживать срок действия паспортов, виз, страховок, доверенностей, согласий, справок и иных документов, которые важны для оформления поездки.
Карточка заявки или поездки
Документы и данные туриста можно связывать с конкретной заявкой, туром, направлением, датами поездки и ответственным менеджером.
Роли и права доступа для сотрудников
Руководитель, менеджер по туризму, визовый специалист, бухгалтерия, юрист или уполномоченный по персональным данным получают доступ только к тем данным, которые нужны им по роли.
Журналирование действий с персональными данными
Фиксируется, кто, когда и какие данные смотрел, загружал, изменял или выгружал. Это помогает навести порядок и подтвердить контролируемую работу с персональными данными.
Формирование типовых документов
Согласия, уведомления, внутренние документы по персональным данным, журналы и подтверждающие материалы для организации работы и проверок.
Поддержка и сопровождение
Помощь при запуске NeoDoc, настройке типов документов, ролей, сроков действия и рабочих процессов туристической организации.
Для организаций
В месяц*
1 – 100 сотрудников
1 GB защищённого хранилища440 BYN/мес
101 – 200 сотрудников
3 GB защищённого хранилища880 BYN/мес
201 – 300 сотрудников
5 GB защищённого хранилища1 320 BYN/мес
301 – 500 сотрудников
7 GB защищённого хранилища2 200 BYN/мес
501 – 1000 сотрудников
10 GB защищённого хранилища3 080 BYN/мес
1000+ сотрудников
Объём защищённого хранилища определяется индивидуальноСпецтариф
Покажем NeoDoc на сценарии вашей туристической компании
Разберём, какие документы вы собираете у клиентов сейчас, где возникают риски и как безопасная загрузка может стать стандартным процессом работы ваших менеджеров.
Начать можно с одного процесса: сбор документов для оформления поездки, семейного тура, групповой заявки или корпоративного выезда.
Что вы получите на встрече
- Разбор текущего процесса работы с документами
- Пример настройки сценария под вашу компанию
- Оценку рисков и точек роста
- План быстрого старта с понятным результатом
Частые вопросы о NeoDoc для туризма
Короткие ответы на вопросы, которые обычно возникают у руководителей и менеджеров туристических компаний.
Да. Обычно стартуют с одного простого сценария: безопасная загрузка документов по новым заявкам, базовые типы документов, роли сотрудников и короткое обучение.
Паспорта, страховки, согласия, договоры, документы детей, доверенности, документы для визовых процедур и другие файлы, которые туристическая компания собирает для оформления поездки.
Срок действия паспорта, визы, страховки, доверенности или согласия может повлиять на оформление поездки. NeoDoc помогает видеть документы, которые требуют проверки или обновления.
Клиент получает понятный способ передать важные документы. Для агентства это выглядит аккуратнее и профессиональнее, чем сбор паспортов и согласий в разных переписках.